もらって困った予約確認メール&プレゼントメール

私は数年前まで、小劇場などほとんど足を運ばなかったのですが、最近は週に1回くらいは行っている気がします。今まで何十本と舞台を予約し、劇場に足を運んできました。

知人がやっている公演や、知人経由で薦められた作品、たまにチケットプレゼントの応募をして、当たったものに行くこともあります。

その時に送られてくる予約確認のメールに関して、もう少し気遣いを込めたメールを送ってくれれば良いのにと思うことが何度もありました。意外にメールに関しては、勉強をして意識をしながら作成・送信している人は少ないのではないでしょうか。

今回はどうしたらより多くのお客さんに気持ち良く会場に足を運んでもらえるのか、メールと言う観点から私が感じたことを書いてみます。

なぜメールの内容が重要なのか?

私はもともと会社に勤め、法人営業をしていました。新人時代、最初に指導されたのが「メールの書き方」です。

ビジネスマンは日に何十通、何百通というメールを受け取ります。忙しい経営者だと1日千通以上メールが来るなんてザラです。

そんな忙しい人達相手に、自分の意図や、共有すべき情報を抜け漏れが無いように正確に伝え、こちらが望んだアクションを促すためには、メールの内容というのは、とてもとても重要でした。

「結局何が言いたいの?いつまでにこちらは何を、どうすればいいの?」と思う様な内容のメールを送ってしまったら、その先のビジネスは発展していきません。

公演関連でもらうメールに関して

そんな経験をしてきたので、公演に関するメールを貰う度に違和感を感じることが多いです。公演を行う側の「ちょっとした気遣い」が足りないなと思うことが何度もありました。

当日キャンセルをされたり、開演時間通りにお客が来ないのは、公演を行う側の「ほんのちょっとの気遣い」が足りてないことに起因している部分もあるのではないかと思っています。

実際に、ビジネスマン向けに企業が行うセミナー等は、普段忙しい人達になんとしても当日足を運んでもらうためにと、メールの内容や送り方をとても工夫しているのが良く伝わってきます。

相手を困らせないメールを送るために

具体的に相手を困らせない為には特に難しいことは必要ないと思います。最低限メールには下記の様なこときちんと記載しておくだけでも良いと思います。

1.劇団名
2.公演名
3.劇団サイトURL
4.予約日時・開場開演時間
5.会場名・住所
6.会場URL or アクセスマップ
7.連絡先

当たり前の様に思いますが、特に多くの団体が「3.劇団サイトURL」と「6.会場URLorアクセスマップ」を記載してくれていません。たまに「4.予約日時」も書いてない団体もあります。

アクセスに関しては丁寧過ぎるくらいで良い

前提として、普通は観劇以外にもたくさんの予定があります。私は観劇に限らずイベント等は案内メールを取っておいて当日に確認をするのですが、例えばメールに会場名しか書いてないと、わざわざ調べなくてならないのは手間です。

結果として開演時間に間に合わないということもあり得ると思うので、そもそもアクセスマップは丁寧すぎるくらいに書く、あるいは別ページで用意しておくくらいしても良いと思います。

※こんなものを作っているので良ければご活用下さい。
しばおとまちこのアクセスマッププロジェクト

優先順位をあげるために、公演・劇団URLも貼る

また公演情報のURLや劇団のURLに関しても、どんな公演に行くのか当日には忘れてしまっていることもあるので、メールを見たら、すぐにサイトに飛んで確認ができる様にリンクを貼ってもらえると嬉しいです。

プレゼントでもらったチケットや招待頂く公演などは、正直名前が記憶に残ってなかったり、わざわざ調べて確認しなくてはいけない場合、他にちょっと大事な用が入るとそちらを優先しがちです。

「あまり重要な記憶として残ってないから、まあ予定から外しても大丈夫か」と思ってしまうからです。ほんの少しでも手間なくサイトや公演情報を確認が出来て、興味を持つことができていたら「大事な用事」としてもっと強く認識が出来るのではないかと思います。

上記のメールをできれば1つに纏めて欲しい

たまに何回かに分けて、公演の情報を送るところもありますが、正直メールは少なければ少ないほど嬉しいので、1度のメールに端的に情報をまとめ、そのメールを見れば迷うことなく会場につき、作品を楽しめる様にして欲しいです。

まとめ

メールはほんの少しの気遣いで、良い印象を与えられます。裏を返せばちょっと気遣いができていないだけで、他と比べて好意をもってもらえなくなることもあります。

そんなに難しいことは考えたり書いたりしなくて良いと思います。ちょっと意識したメールを送るだけで、より多くのお客さんに、気持よく公演に足を運んでもらえる様になるのではないでしょうか。

ぜひこれからメールを送ろうと思っている人は「たかがメール」と思わずに、しっかりとお客さんの事を考えたメールを送るように心がけてみて下さい。

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